خلاص شدن از  جلسات کاری کسل کننده و بی ثمر

خلاص شدن از جلسات کاری کسل کننده و بی ثمر

این بلاگ برگرفته از مجله هاروارد بیزینس ریویو هست.

 

شما تا حالا، چند تا جلسه‌ی خسته کننده ی کاری رفتین و بعدش بدون کسب نتیجه خاصی بیرون اومدین؟

 

جلسات کاری می‌تونن سیاه چاله ی زمان  و انرژی باشن و وقت‌هایی که میتونست صرف کار و بهره‌وری بشه رو هدر بدن و  کارکنان و مدیران رو مجبور کنن زمان‌های کسل‌کننده و بی‌نتیجه ای رو توی جلسات کاری بگذرونن.


•    به نظرتون برای هر جلسه کاری چه مدت زمانی لازمه؟
•    هر چند مدت یک بار، لازمه جلسه کاری برگزار بشه؟

مجله ی هاروارد بیزینس ریویو در مصاحبه‌هایی که با مدیران اجرایی در حوزه های مختلف مثل آی تی، فروشگاه های زنجیره ای، مشاوره و غیره  انجام داده، متوجه شده که غالب افراد از حس آشفتگی ناشی از جلسات کاری (فرقی نداره جلسه کاری رسمی یا غیررسمی، چابک یا سنتی، حضوری یا آنلاین و.. باشه، به طور کلی از جلسات کاری) گله و شکایت داشتن و به نظرشون این جلسات هدر دادن وقت بوده که البته جای تعجبی هم نداره چون معمولاً توی این نوع جلسات صحبت‌های غیرکاربردی، پرش از موضوعی به موضوع دیگه، صحبت‌های حاشیه‌ای، طولانی بودن و ابهام وجود داره که باعث تلف شدن وقت و انرژیه.

 طبق تحقیقات و  به گفته  HBR مشخص شده که تعداد جلسات کاری و طول زمان جلسات در طی ۵۰ سال گذشته افزایش زیادی داشته (به حدود ۲۳ ساعت در هفته در مقایسه با ۱۰ ساعت در سال ۱۹۶۰ رسیده) همچنین در Forbes نیز گفته‌شده که جلسات کاری بعد از کرونا و تغییر شکل کاری به دور کاری و هیبرید(کار ترکیبی)، افزایش زیادی یافته، برای همینه مدیریت بهتر جلسات کاری مهم تر از قبل شده.

اما با وجود اینکه  پیشنهادها و راهکارهایی برای مدیریت بهتر جلسات ارائه‌شده ، (بطور مثال هدف‌گذاری کردن، دستورکار دقیق تر، واگذاری جلسات به نمایندگان و غیره) هنوز هم چالش وقت تلف شدن و غیرکاربردی بودن جلسات، وجود داره که نشون میده این راهکارها، کاربردی نیست.


enlightenedبر اساس مطالعات، مشاهده شده که پیشرفت واقعی نیازمند تغییرات سیستمیک هستenlightened


 جلسات کاری موثر، به ویژگی‌های خوبی مثل خلاقیت  مشارکت و نوآوری و همچنین به گردش اطلاعات و تبادل مؤثر آن‌ها و تقویت روابط بین فردی کمک زیادی می‌کنه.

 اما سوال اصلی اینجاست که چه‌جور جلساتی هست که این موهبت ها رو بدون هدر رفتن زمان و انرژی ارائه بده؟  چون همون‌طور که خودتون هم می‌دونید کم‌تر کسی هست که از جلسه‌ی کاری خوشش بیاد.

 

برای یافتن پاسخ مناسب، بهتره که اول سراغ تاثیرات مخرب جلسات کاری بریم.

 

 

1-    اتلاف وقت و انرژی فردی
برخی از افراد می‌گن نظر همه مهمه و برای همین دائما  جلسات طولانی‌مدتی می‌گذارن تا نظر همه افراد رو بشنون. حقیقت تلخ اینه که همیشه ی اوقات،  بهره وری و خرد جمعی قرار نیست بیش تر از بهره وری و خرد فردی باشه.
گاهی وقتا، زمان‌هایی که برای جلسات گروهی هدر میره می‌تونه دقایق ارزشمندی از کار عمیق فردی باشه که موجب نتایج خلاقتر و بهره‌وری بیشتری از گروه باشه. همون‌طورکه نویسنده ی کتاب کار عمیق گفته که کار عمیق فرد و  به‌دور از حواس‌پرتی، چه نتایج شگفت انگیزی داره.

 

2-    کاهش سهم بازار و نوآوری
 هزینه زمان و انرژی برای جلسات می‌تونه به ضررتون تموم بشه.
مطالعه روی ۲۰ سازمان مختلف در صنایع تأمین خودرو ،برق، شیمی و غیره نشون داده که رفتارهای ناکارآمد در جلسات که اتفاقا بسیار هم معموله، (مثل صحبت‌ها خارج از موضوع، پرش از موضوعی به موضوع دیگه، شکایت و نق و ناله و حرفای  غیر مرتبط) که جلسات رو طولانی تر و کم بازده تر میکنه، به دلیل اتلاف وقت و انرژی بی ثمر، با کاهش نرخ سهم بازار ، نوآوری و حتی پایداری کارکنان مرتبطه.

 

به نظرتون، اگر بتونیم جلسات کاری بی فایده رو تبدیل به جلسات موثر کنیم، چی میشه؟

 a financial and regulatory consultancy we studied, for example, three months after managers began to rethink the firm’s approach to meetings, a survey showed that employees perceived significant improvements in team collaboration (a 42% increase), psychological safety to speak up and express opinions (a 32% increase), and team performance (a 28% increase). Other aspects of organizational life improved as well, and respondents’ ratings of satisfaction with work/life balance rose from 62% to 92%.

 


 ارزیابی مجله هاروارد نشون داده که با گذشت ۳ ماه از تغییرات در جلسات کاری مشارکت تیمی بهبود یافته( 42%)،امنیت روانی برای گفت‌وگو و ابراز نظرات بهبود یافته (۳۲ درصد) و عملکرد تیمی (۲۸ درصد) بهبود یافته. همینطور جنبه‌های دیگه ی زندگی سازمانی نیز بهبود یافته‌ و رضایت تعادل کار و زندگی از ۶۲ درصد به ۹۲ درصد افزایش یافته .

 

 

4-رضایت شغلی
مطالعه دیگه ای از Steven Rogelberg نشون داده که احساس کارکنان درباره کارآمدی جلسات کاری با رضایت کلی شغلیشون مرتبط هست. (یعنی با وجود کنترل سایر موارد مرتبط با رضایت شغلی مثل ویژگی‌های شخصیتی، طراحی محیط کار مناسب، درآمد و غیره،  بازهم حس کارکنان به جلسات کاریشون، روی رضایت شغلی اونا اثر گذاره. 
تصور کنید که کارمند عالیتون رو به دلیل فرسودگی ناشی از جلسات طولانی و خسته کننده ی کاری به شرکت رقیب از دست بدین.

 

تا اینجا با هزینه های جانبی جلسات کاری آشنا شدیم. در ادامه برای حل این موضوع از دو طریق زیر کمک میگیریم.


1-    عارضه یابی در جلسات کاری: تشخیص و شناسایی مشکلات کاری (کوچ سازمانی و یا کوچ تیمی نیز میتواند کمک موثری در این زمینه باشد)
2-    فرآیند چند مرحله ای برای حل مشکلات.

 

مشکل جلسات شما کدومیکیه؟
جالبه بدونین که در نظرسنجی که هاروارد برای نزدیک به ۲۰۰ نفر مدیر ارشد در صنایع مختلف انجام داد فقط ۱۷ درصد گزارش کردند که جلسات شون سازنده و کارآمد برای استفاده از زمان فردی و گروهی افراد بوده و باقی افراد جلسات را به یکی از دسته‌های زیر ربط دادن. (اولین مشکل، زمانی ایجاد می‌شه که جلسات رو بدون در نظر گرفتن تأثیرشون روی زمان کار گروهی و همچنین زمان کار انفرادی افراد برگزار می‌کنیم.)

 

 1_ اتلاف وقت گروهی 
با وجود اینکه در برخی از سازمان‌ها، تعداد جلسات کم هست (مثلاً هفته‌ای ۱ جلسه) اما به‌دلیل مدیریت ضعیف جلسات، زمان گروهی به‌دلیل این جلسات ناکارآمد هدر می‌ره. دلایل مختلفی باعث این مدیریت ضعیف می‌شه مثل:

  • تغییر زمان جلسات در دقیقه ۹۰ که باعث نیامدن یا آماده نشدن اعضا می‌شه.
  •  دستور جلسات مبهم و یا تکراری  که باعث گفت‌وگوهای جانبی و حاشیه‌ای زیاد و وقت تلف کن میشه. 
  •  زمانی که موضوع جدیدی مطرح می‌شه و قدم‌ها و مراحل بعدی به‌طور نامشخص باقی می‌مونه و باعث ایجاد شدن گفت‌وگوهای حاشیه‌ای و به‌اصطلاح گفتگوهای نواری بیشتر در خارج از جلسه می‌شه.

 در این مواقع افراد یا در جلسات شرکت نمی‌کنند یا اگر شرکت کننه به طور مخفیانه ممکنه کارهای فردی خودشون را انجام بدن یا انفعال و سکوت داشته باشن و به‌طورکلی نتیجه کار،  جلسات بی‌فایده، تلف کننده وقت، نارضایتی افراد از این نوع جلسات و کاهش بهره‌وری گروهی در بلندمدت میشن. 

 


 ۲_ اتلاف وقت فردی
 تصور کنین که جلسات به‌خوبی مدیریت و برگزار می‌شن، یعنی به‌طور مثال قبل‌از جلسه اطلاعات لازم به افراد داده‌شده، دستور کار مشخصه، مدت زمان جلسه و اهداف جلسه به‌طور واضح مشخص شده‌ و مدت زمان جلسه نیز براساس دستورکار به‌خوبی مدیریت می‌شه.
 بااین‌وجود که جلسات کارآمد می‌تونه برای کل گروه مؤثر باشه اما برای کار فردی؛ منجر به اتلاف وقت بشه، مثلا تعداد جلسات گروهی انقدر زیاد بشه ‌که مانع از اختصاص وقت فرد برای کار عمیق فردیش بشه. توی این موقعیت بزودی کارمند مجبور می‌شه برای به اتمام رساندن کارهای فردیش و حفظ بهره‌وری از زمان‌های دیگرش به‌طور مثال از زمان‌های شخصی زندگیش  دزدی کنه. این اضافه کاری و فداکاری که در ظاهر ممکنه به مذاق مدیر و سازمان خوشایند باشه، به‌مرور باعث استرس و فرسودگی شغلی می شه و در بلند مدت به مسائلی مانند کاهش بهره‌وری و همچنین ترک شغل منجر میشه. بنابراین در بلندمدت برای بهره‌وری و رشد سازمان مخربه.


 
 ۳_ بدترین و بیشترین
 براساس پرسش‌نامه که انجام شد ۵۴ درصد یعنی بیشترین نتایج جلسات کاری رو در این‌دسته بندی گزارش داد که شامل اتلاف وقت فردی و گروهی به‌طور هم‌زمان می‌بشه.
 افراد در این گزارش اشاره کردن که جلسات کاری به مدت زمان طولانی و تعداد جلسات زیاد و همچنین مدیریت ضعیف جلسات انجام می‌شه که باعث کاهش بهره‌وری و چالش‌های مختلف برای مشارکت و بهزیستی فردی و گروهی می‌شه. بنابراین بدترین سناریوی ممکن بیشترین رأی رو درباره جلسات کاری نشون داد.


 
 راهکار
 حل این مسئله نیازمند تلاش جمعی و رویکرد سازمان‌یافته برای آنالیز و بررسی جهت تغییر الگوی جلسات در تیم یا سازمانه. بدون تلاش جمعی و به‌طور فردی این کار میسر نیست قدم‌های لازم برای این فرآیند ۵ مرحله‌ای شامل گام های زیر هست.

 


 
 ۱_ جمع‌آوری دیتا


 از هر یک از افراد برای درک شفاف‌تر از این‌که جلسات شما چه تأثیری برای گروه داره سوال بپرسید. سوالات بهتره به صورت پرسش‌نامه یا مصاحبه انجام بشه .
چرا؟ چون این کار به شما کمک می‌کنه تا از سطح عبور کنین و به طور عمیق تر مشکلات اصلی و موانع پنهان رو پیدا کنین. این مرحله کمک میکنه تا بتونین از ناگفتنی‌های افراد در جلسات، نارضایتی‌هایی که در جلسات ابراز نمی‌شن و مشکلات پنهان و کارهای انجام نشده مطلع بشین و به‌طورکلی از وسعت مشکلات، درک دقیق و شفاف تری پیدا کنین.

 

 ۲_ تفسیر داده‌ها با همدیگر 
بسیار مهمه که با اعضای کل تیم خود در کنار یکدیگر به آنالیز کردن و تفسیر اطلاعات و این‌که چه چیزی کار می‌کنه؟ و چه چیزی نه؟ بپردازید.
 این کار باید در یه محیط باز و گشوده بدون قضاوت گری درباره نتایج به‌دست‌آمده از مصاحبه و دیتاهای بدست آمده باشه. توی این موقعیت، استفاده از یه تسهیل‌گر مکالمه مثل کوچ یا تیم کوچ بسیار مهمه( بطور مثال کمک گرفتن از  کوچینگ با رویکرد کوچینگ گشتالت و سیستمی یا ابزار صوتر فلکی سیستمی در این موارد موثره)
اشتباهی که انجام میشه در این مرحله، برون سپاری اطلاعات به افراد خارج از سازمان و تیم ، برای تفسیر کردن دیتاهای بدست آمده هست. توجه کنین که حتی بخشی از تیم هم کافی نیست و لازمه که تفسیر اطلاعات توسط کل افراد صورت بگیره چون بهترین تفسیر و نتیجه از تفسیر تمام اعضا درباره ی دیتای مرحله 1، بدست میاد.

 

 ۳_ درمورد یک  هدف جمعی و شخصی به توافق برسین
 مشخص شده‌ که منفعت شخصی هر فرد از ابتکار گروه، انگیزه بزرگی برای شرکت مؤثر در جلسات گروهیه.
برای این ابتکار کارهای مختلفی میتونین انجام بدین، مثلا می‌تونین هر هفته زمان مشخصی رو برای تمرکز افراد بر روی کار مستقل تعیین کنین (مثل جلسات رشد گروهیی) و یا جلسات آزاد (افراد در زمان های خاص میتونن انتخاب کنن که در جلساتی شرکت نکنن).  دادن این حق انتخاب و انعطاف‌پذیری و آزادی می‌تونه راحتی لازم رو در برنامه‌های کاری افراد و موثرتر شدن جلسات کمک کنه. چون در این موقعیت علاوه بر حس آزادی، ارزیابی دوباره ای قبل جلسات انجام میشه و باعث ایجاد شدن این سوال میشه که چه کسی واقعاً نیاز به شرکت در این جلسه رو داره؟
 درنتیجه، تعداد جلسات کاری و یا مدت زمان آن‌ها کم‌تر و مفیدتر میشه. در کنار این موضوع با ابتکار گروهی برای اطمینان از تبادل و گردش مناسب اطلاعات، اعضای تیم راه‌هایی را برای پوشش دادن یکدیگر و به‌روز نگه ‌داشتن یکدیگر پیدا می‌کنن که خود  این کار منجر به تطبیق‌پذیری بیشتر در بین افراد و افزایش درک عمیق‌تری از کار همکاران و  یکپارچگی بهتر میشه.

 

 ۴_ تعیین مایل استون و نظارت بر روند پیشرفت
 برای هر تلاشی برای تغییر کردن مهمه که پیشرفت‌های ملموس و قابل‌اندازه‌گیری، ارزیابی و مورد بحث قرار بگیره.
 مثلاً پیروزی‌های کوچیک ملموس می‌تونه جشن گرفته بشه و از شکست‌های کوچک می‌شه پله‌ای برای رشد و یادگیری و اصلاح استفاده کرد. مثال برای این مورد، یه تیم ۳۰ نفره در حوزه آی تی در آمریکا و چین بود که جلسات هفتگی براشون عذاب‌آور بود و معمولاً از ابزارهایی مثل تلفن یا لپ‌تاپ برای مشغولیت و گذراندن سریع‌تر زمان استفاده می‌کردن. این کار باعث حواس‌پرتی میشد و کسانی که صحبت می‌کردن باید مکرر حرف‌های خودشون رو تکرار می‌کردن و  خود این کار باعث می‌شد که زمان صرف شده برای جلسه طولانی‌تر و ناکارآمدتر از قبل بشه. برای کمک به رفع این مشکل (که به کمک مراحل قبلی یعنی مصاحبه با کارکنان و جمع آوری دیتا+ تفسیر جمعی و... به دست آمده بود)، تیم تصمیم گرفت یک هدف ساده و قابل دستیابی داشته باشه، یعنی اجازه ندادن به استفاده از تکنولوژی در طول جلسات. پیروی از این هدف در ابتدا سخت بود اما با گذشت زمان برای اعضا تبدیل به تجربه‌ای مؤثر شد و به مرور باعث شد که جلسات به کوتاه‌ترین زمان اجرا شود. علاوه بر این، این پیروزی کوچک به مرور، درهای پیشرفت جدیدی را باز کرد مانند، آماده کردن اطلاعات و موارد لازم پیش‌از شروع جلسه، کوتاه نگه‌داشتن زمان جلسات تا حد ممکن  و...

 

 ۵_ پرسش‌گری منظم به‌صورت گروهی 
 مهمه که به‌طور منظم و واضح و آشکار نظر افراد را درباره جلساتی که در اون شرکت می‌کنن و به‌طورکلی تر درباره فرایند کاری کاوش کنین.
 مواردی مثل فرسودگی، ناامیدی و رنجش، سیگنال‌هایی هستن که نشون می‌ده افراد در حال بازگشت به الگوهای بد گذشته هستن. 
علاوه‌براین تغییر پروتکل ها در سازمان و تیم، زمان بر هست و نیازمند توجه و تماس و ارتباط مداوم با اعضاست.  به‌طور مثال در یه شرکت دارویی، یه نظرسنجی برای بررسی پیشنهاد جلسه ی آزاد (حق انتخاب برای شرکت نکردن در برخی جلسات حداقل یه بار در هفته) انجام شد و از افراد سؤال‌هایی مثل زیر پرسیده شد.

  •  چه احساسی نسبت‌به جلسه داشتی؟
  •  روش‌هایی که با اون  وقتت رو صرف کردی، چقدر از نظرت ارزشمند بودن؟
  •  چقدر خوب به‌عنوان یه تیم کار می‌کنین؟ 
  • حفظ این روند به‌طور پایدار ، مؤثره یا ناموثره؟


 پاسخ به این پرسش‌ها باعث نمایان شدن اطلاعات مهمی شد که شامل محتواهای احساسی، استراتژیک و تاکتیکی میشد. به‌طور مثال مکالمات اولیه به‌طور خاص بر مشکلات جلسه متمرکز بود اما با گذشت زمان، پرده از مشکلات مربوط به نحوه برخورد اعضای تیم در کار پرداخت و باعث شد که صحبت‌هایی  که قبلاً ابراز نمی‌شدن، آشکار بشن و در نهایت بیشتر به سمت اثرگذاری منجر شد.

 

 

نویسنده: نازنین شیرازی

 

Stop the Meeting Madness
How to free up time for meaningful work by Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, and Eunice Eun


 


اشتراک گذاری مقاله در
نظرات (0)

    در این قسمت نظر خود را با ما در اشتراک بگذارید